Personvernerklæring

1. Innledning og virksomhetsinformasjon

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Nordlys Kompetanseskole AS behandler personopplysninger når du er elev, foresatt, søker, deltaker på kurs, besøkende på våre nettsider, samarbeidspartner eller på annen måte har kontakt med oss.

Virksomhet: Nordlys Kompetanseskole AS

Adresse: Storgata 12, 0155 Oslo, Norge

E-post: [email protected]

Telefon: +47 22 84 67 31

Nordlys Kompetanseskole AS er en skole og behandler personopplysninger i forbindelse med opptak, undervisning, elevoppfølging, administrasjon, kommunikasjon og oppfyllelse av lovpålagte plikter.

2. Innsamling og behandling av personopplysninger

Vi kan samle inn og behandle følgende kategorier personopplysninger, avhengig av ditt forhold til oss:

• Identifikasjonsopplysninger: navn, fødselsdato, kontaktinformasjon, elevnummer og eventuelt foresattinformasjon.
• Opptaks- og utdanningsopplysninger: søknader, karakterer, fravær, vurderinger, progresjon, tilretteleggingsbehov og annen informasjon som er nødvendig for skolegang og oppfølging.
• Kommunikasjonsopplysninger: e-post, telefonnummer, meldinger og annen korrespondanse med oss.
• Betalings- og faktureringsopplysninger: betalingsstatus, fakturainformasjon og transaksjonsdata der dette er relevant.
• Tekniske opplysninger: IP-adresse, enhetsinformasjon, nettleserdata og bruk av nettsider eller digitale læringsplattformer.
• Særlige kategorier personopplysninger: i den grad det er nødvendig og lovlig, kan vi behandle helseopplysninger eller andre sensitive opplysninger for å gi tilrettelegging, ivareta sikkerhet eller oppfylle lovkrav.

Vi samler normalt inn opplysninger direkte fra deg, foresatte, offentlige registre, samarbeidspartnere eller andre relevante kilder når dette er nødvendig og lovlig.

3. Formål med behandlingen

Personopplysninger behandles for følgende formål:

• behandling av søknader, opptak og administrasjon av elevforhold
• gjennomføring av undervisning, vurdering og elevoppfølging
• kommunikasjon med elever, foresatte og andre relevante parter
• tilrettelegging av undervisning og individuelle behov
• oppfyllelse av lovpålagte krav, herunder dokumentasjon, rapportering og arkivering
• håndtering av betaling, fakturering og økonomiadministrasjon
• drift, sikkerhet og forbedring av våre digitale tjenester og systemer
• ivaretakelse av rettigheter, sikkerhet og forebygging av misbruk eller uautorisert tilgang

4. Rettslig grunnlag for behandlingen

Vi behandler personopplysninger på følgende rettslige grunnlag, avhengig av behandlingsaktiviteten:

• Avtale: når behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale med deg, for eksempel elevavtale eller kursdeltakelse.
• Rettslig forpliktelse: når vi må behandle opplysninger for å oppfylle krav i lov eller forskrift.
• Berettiget interesse: når behandlingen er nødvendig for våre legitime interesser, forutsatt at dine interesser og grunnleggende rettigheter ikke går foran.
• Samtykke: når vi ber om ditt uttrykkelige samtykke, for eksempel for visse typer kommunikasjon, markedsføring eller behandling av særlige kategorier opplysninger der dette kreves.
• Viktige allmenne interesser eller vitale interesser: der dette er nødvendig og lovlig, for eksempel i sikkerhets- eller beredskapssituasjoner.

5. Deling av personopplysninger og tredjeparter

Vi deler kun personopplysninger når det er nødvendig, lovlig og forholdsmessig. Dette kan omfatte deling med:

• leverandører av IT-systemer, læringsplattformer, lagringstjenester og supporttjenester
• regnskapsførere, revisorer og betalingsleverandører
• offentlige myndigheter når vi er rettslig forpliktet til å utlevere opplysninger
• samarbeidspartnere som bistår med undervisning, administrasjon eller elevoppfølging
• andre tredjeparter når du har samtykket til dette eller når det ellers er lovlig grunnlag

Alle tredjeparter som behandler personopplysninger på våre vegne, er underlagt avtaler som stiller krav til konfidensialitet, sikkerhet og lovlig behandling.

6. Overføring av personopplysninger til tredjeland

Personopplysninger kan i enkelte tilfeller bli overført til land utenfor EØS dersom våre leverandører eller samarbeidspartnere benytter systemer eller underleverandører i slike land.

Når slik overføring skjer, sørger vi for at det finnes et gyldig overføringsgrunnlag og nødvendige beskyttelsestiltak, for eksempel:

• EU-kommisjonens standard kontraktsklausuler
• tilleggsforanstaltninger ved behov
• vurdering av mottakerlandets beskyttelsesnivå

Du kan kontakte oss for mer informasjon om eventuelle overføringer og hvilke garantier som benyttes.

7. Lagringstid

Vi lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet de ble samlet inn for, og i samsvar med lovpålagte oppbevaringskrav.

• Elev- og utdanningsopplysninger lagres i den perioden du er tilknyttet skolen og deretter så lenge det er nødvendig for dokumentasjon, oppfølging og lovkrav.
• Regnskaps- og betalingsopplysninger lagres i tråd med bokførings- og regnskapsregler.
• Kommunikasjonsopplysninger lagres så lenge det er nødvendig for å håndtere henvendelsen og eventuelle oppfølgingsbehov.
• Opplysninger behandlet på grunnlag av samtykke slettes eller anonymiseres når samtykket trekkes tilbake, med mindre vi har annet rettslig grunnlag for videre lagring.

Når opplysningene ikke lenger er nødvendige, slettes eller anonymiseres de på en sikker måte.

8. Dine rettigheter

Du har rettigheter etter gjeldende personvernlovgivning. Disse kan omfatte:

• Innsyn: rett til å få vite hvilke personopplysninger vi behandler om deg.
• Retting: rett til å få uriktige eller ufullstendige opplysninger rettet.
• Sletting: rett til å få opplysninger slettet i visse tilfeller.
• Begrensning: rett til å kreve at behandlingen begrenses i visse situasjoner.
• Dataportabilitet: rett til å motta opplysninger du selv har gitt oss, i et strukturert, alminnelig brukt og maskinlesbart format, der vilkårene er oppfylt.
• Innsigelse: rett til å protestere mot behandling som er basert på berettiget interesse eller brukes til direkte markedsføring.

For å utøve dine rettigheter kan du kontakte oss via kontaktinformasjonen nedenfor. Vi kan be om nødvendig identifikasjon før vi behandler forespørselen.

9. Tilbaketrekking av samtykke

Dersom vi behandler personopplysninger på grunnlag av samtykke, kan du når som helst trekke samtykket tilbake. Tilbaketrekking påvirker ikke lovligheten av behandling som allerede er utført før samtykket ble trukket tilbake.

Hvis du trekker tilbake samtykket, kan det medføre at enkelte tjenester eller funksjoner ikke lenger kan leveres fullt ut.

10. Rett til å klage

Hvis du mener at vår behandling av personopplysninger er i strid med gjeldende regler, har du rett til å klage til relevant tilsynsmyndighet. I Norge er dette Datatilsynet.

Vi oppfordrer deg til å kontakte oss først, slik at vi kan forsøke å løse saken direkte og raskt.

11. Datasikkerhet

Vi har iverksatt egnede tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, endring, tap, misbruk eller offentliggjøring. Tiltakene kan omfatte:

• tilgangsstyring og rollebaserte rettigheter
• passordrutiner og autentisering
• kryptering der det er hensiktsmessig
• rutiner for sikker lagring, sikkerhetskopiering og sletting
• opplæring av ansatte og taushetsplikt
• vurdering og oppfølging av leverandører og databehandlere

Selv om vi arbeider for å beskytte opplysningene, kan ingen digitale løsninger garantere full sikkerhet.

12. Kontaktinformasjon

Hvis du har spørsmål om denne personvernerklæringen eller vår behandling av personopplysninger, kan du kontakte oss:

Nordlys Kompetanseskole AS
Storgata 12, 0155 Oslo, Norge
E-post: [email protected]
Telefon: +47 22 84 67 31

13. Endringer i personvernerklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen ved behov for å gjenspeile endringer i vår virksomhet, våre tjenester eller gjeldende lovgivning. Oppdatert versjon vil publiseres på våre nettsider eller gjøres tilgjengelig på annen egnet måte.

Vi anbefaler at du leser gjennom erklæringen jevnlig for å holde deg oppdatert om hvordan vi behandler personopplysninger.